Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Tämä viikonloppu on ollut täynnä polkujuoksua, vaikka en ole juossut metriäkään. Ensi vuoden Bodom Trailin ja Nuuksio Classicin järjestelyt käynnistettiin suunnitteluleirillä Nuuksion Karhunpesässä.

Maisema karhunpesästä lauantaina

Koska teen työkseni asioiden järjestelyä, asiakaskommunikaatiota ja muuta kaaoksen hallintaa, haluan tottakai jatkaa samaa hommaa myös vapaa-ajallani. Eksyin mukaan Nuuksio Classicin talkooporukkaan puolivahingossa muutama vuosi sitten, kun ajattelin, että voisin olla jotenkin hyödyksi kisan katselun ohella. Hiljalleen olen innostunut tapahtumajärkkäilystä enemmän ja enemmän, ja nykyään olen mukana "peruskalustossa", joka pyörittää koko kisapalettia.

Alussa pääsimme askartelemaan myös vähän merkkitikkuja.

Kilpailijat tuntuvat yleisesti arvostavan järjestelijäporukkaa, ja on ollut kiva lukea palautteita iloisista toimitsijoista kisareitin varrella. Parannusehdotuksetkin tulevat kisapalautteissa yleensä todella rakentavasti, joten kisoja on oikeasti todella hauskaa järkätä: itsekin tulee väkisin iloiseksi, kun huomaa, kuika paljon iloa saa aikaan juoksijoiden keskuudessa. Moni ei siti varmaan tiedä, kuinka paljon hommia suuren juoksutapahtuman järjestely vaatii, tai että Bodom Trailia ja Nuuksio Classicia aletaan järjestellä jo edellisen vuoden puolella.

Innokasta suunnitteluporukkaa

Koska koko järkkäriporukka tekee tapahtumia palkatta ja rakkaudesta polkujuoksuun, on tärkeää, että järkkäily on myös kivaa, eikä vain stressaavaa. Tämän viikon suunnitteluleiri alkoi yhteislenkillä (jolle minä en osallistunut, koska totesin tarvitsevani enemmän pitkiä yöunia ja rauhallista aamua) ja jatkui senkin jälkeen varsin leppoisasti tutustumisen ja lounaan merkeissä. Ruokailtuamme aloimme kunnolla hommiin, ja jakauduimme neljään työryhmään. Ryhmien tavoitteena oli dokumentoida ohjeita ja aikataulua ja aiheina olivat:

• maasto
• kisatoimisto
• kisakeskus
• viestintä

Bodom Trailin reitti on käsitelty, nyt puhutaan Classicista

Minä päädyin viestintäryhmään, ja me työstimme loppuillan yleisiä viestintäohjeita ja Bodom Trailin some- ja viestintäkalenteria. Nyt on nätisti ylhäällä, koska pitää tiedottaa mitäkin, että juoksijat saavat kaiken tarvitsemansa tiedon. Ja siinä sivussa nostattelemme fiilistä ja julkaisemme spekulaatiota ja kivoja juttuja kärkijuoksijoista.

Muutkin ryhmät dokumentoivat omia tehtävälistojaan ja muistettavia asioita. Aikaisempina vuosina on ollut hieman ongelmana, että perimätieto lepää lähinnä konkareiden muistissa. Tämän viikonlopun tavoitteena oli ensisijaisesti korjata tämä epäkohta. Päätimme myös molempien tapahtumien yhteislenkkien ajankohdat ja järkkäri- ja talkooporukat saivat molemmille tapahtumille omat keskusteluforumit. 

Sama maisema sunnuntaina. Etelä-Suomen talvi on vähän tällaista nykyään.

Tähän aikaan vuodesta järkkäily on vielä mukavan leppoisaa, mutta lähempänä kisaa työn määrä kasvaa ja innokkaimmat vastuunkantajat painavat kisaviikonlopun duunia kellon ympäri muutamien tuntien yöunilla. Mutta mikäs siinä puuhastellessa, kun on loistava tiimi ympärillä!